メールは日々の業務に欠かせないものです。メール送る、チェックするだけで現代のビジネスパーソンはどれだけの時間をついやしているのか。
メール送りに生き、メール送りに死ぬ。そんな人生を送っている人もおおいかと思います。
たくさんメールを送っていると、たまに誤送信で間違った送信先に送ってしまうこともあるかと思います。あるいは添付資料を間違えたとかね。
ごめんなさい、もう一回送ります、で済むこともありますが、重大な社外秘や機密事項だったりしたときは致命的になります。
なので、送信したメールを取り消す方法が、あるので覚えておきましょう。全てのメールシステムで使えるわけではありませんが、覚えておいて損はないはず。
送信側受信側で条件が揃ってないといけないのですが、Microsoft Exchangeを送信側と受信側双方が使っていた場合、この取り消しアクションが可能です。
取り消したいメールを送信済みメールから選択して、上部にあるアクションタブをクリック。すると「メッセージの取り消し」という項目がありますので、それを選択すれば相手のフォルダからメールを消すことが可能です。
最近、このMicrosoft Exchangeを使用している会社はけっこう増えてるようですね。僕が今いる会社も最近これを導入しました。
他にもMicrosoft Exchangeには、社外のメールを送信する際には、確認のチェックシートをポップアップで表示する機能もあったりして、これがまあ面倒なことは面倒なんですが、やはり誤送信を防ぐツールとしては、有効です。
あんまり僕は誤送信しませんが、このチェックツールのおかげで誤字脱字が減ったかな。。。
送信者チェック、受信者チェック、本文チェック、それから添付ファイルチェックと４つの項目があり、それぞれにチェックマークを入れる仕組みですが、こんな単純な仕組みでもミスは減らせるようになるものですね。
あとＧｍａｉｌでもこういう機能があるらしい。
「設定」から「Labs」を選択し、『送信取り消し』の追加機能を有効にすれば、30秒以内なら送信したメールを取り消せるそうです。
送った瞬間に間違えたことを気づかないといけませんけど。時間との闘いだな。せめて一分あればなあ。
でもＧｍａｉｌの場合は、受信側の環境には影響されずにこの機能は有効ですんで、とりあえず入れとけばいんじゃないですかね。いざって時に思い出せるかどうかは、個々人の瞬発力次第ですけど。
まあ、間違えないようにメール打つ時は、しっかりと宛先と添付ファイルを確認しましょう。僕は宛先を一番最後に入れる癖をつけてます。書き途中で送信してしまうリスクを防ぐために。
こういう機能ってフェイスブックやツイッターのメッセージにはないのかなあ。
同一のサーバーにあるんだからできそうな気もするけど、どうなんだろ。
今注目のＬＩＮＥとかも。できたらけっこう便利で、ビジネスシーンでの利用が増えそう。
キャバ嬢のメール術は是非勉強した方がいいと思う。彼女たちのコミュ力から学ぶことってかなり多いと思うわ。
